A momento de evaluar un ERP, una de las decisiones más importantes es definir si se opta por una solución en sitio o una solución en la nube.

La diferencia más básica entre un ERP en sitio y un ERP en la nube es clara: el ERP en sitio se instala localmente en los servidores e infrastructura de la empresa y será administrado técnica y funcionalmente por el personal de TI interno, mientras que un ERP en la nube - también conocido como ERP SaaS o Software as a Service- es entregado como un servicio. Con este tipo de despliegue, el ERP de la empresa y la base de datos, es administrada centralmente (en el Internet, en la "nube") por el proveedor de ERP y accesado por la empresa (el cliente) utilizando un navegador de internet. 

Entre los ERP´s tradicionales, existe una gran variedad, entre otros Intelisys, SAP Business ONE, Microsoft Dynamics, etc. La gran mayoría de ellos han iniciado su cambio hacia la nube, pero al haber nacido como una solución tradicional, el cambio de código resulta caro y complejo. 

Lo que puede no ser claro, es el dependiendo del modelo de despliegue que elija, puede tener un impacto significativo en todo su negocio. Aquí algunos facturas que necesitará considerar al valorar y elegir entre ERP en sitio y ERP en la nube. 

Costo total de propiedad.

ERP en sitio normalmente requieren una inversión inicial importante e inversiones recurrentes para adquirir y administrar el software, los servidores, equipos, redes e infraestructura necesaria para poder operar la solución. Si su compañia no tiene un equipo grande o experimentado en sistemas, quizá sea necesario invertir más tiempo y dinero en personal adicional o en capacitación al personal actual. Quizá más importante, el ERP en sitio requieren que el personal de sistemas dedique parte importante de su tiempo y presupuesto asegurandose que el sistema ERP esté disponible y accesible cuando el personal de la empresa lo requiera, incluyendo el pago de pólizas de mantenimiento, espacio para servidores, equipamiento, etc. Cuando llegue el momento de que el ERP en sitio sea actualizado a la nueva versión, el personal interno de TI debe de reimplementar o actualizar el sistema entre varios usuarios, computadoras y volver a adecuar varias customizaciones e integraciones que existian en la versión anterior. 

En el ERP en la nube, los costos iniciales normalmente son mucho más bajos, por que todo se simplifica a implementar el software de acuerdo a los requerimientos de la compañia, y luego es accesado utilizando la conexión a internet de la empresa. El proveedor del ERP administra y hostea la solución, así como toda la infraestructura necesaria para operar, asegurandose que el sistema esté siempre disponible, que la información esté segura y que las mejoras funcionales (nuevas versiones) sea integradas en el sistema del cliente, independientemente de customizaciones anteriores. A final de cuentas, esto perimite que los recursos de sistemas de su compañia, se enfoquen en innovaciones y mejoras específicas para el negocio, en lugar de estar administrando infraestructura. El ERP en la nube también ofrece un modelo predecible de costos. Se paga por lo que se utiliza. Mediante un modelo de subscripción que puede hacer una diferencia en el flujo de efectivo de la compañia. 

Con el paso del tiempo, esos ahorros se van sumando. Al comparar el costo toal de propiedad entre un ERP en sitio y un ERP en la nube, un estudio en la industria encontró que el ERP en la nube pude costar hasta un 50% menos que un ERP en sitio en un escenario de una empresa de 100 empleados, en un periodo de cuatro años.¹

Mejoras y actualización de versión.

Los sistemas ERP en sitio pueden ser customizados, pero esas adecuaciones están ligadas a la versión actual de software y no pueden ser facilmente reimplementadas en versiones posteriores. Conforme el proveedor de ERP va liberando nuevas versiones de software, las customizaciones anteriores serán eliminadas y el equipo de TI tendrá que volver a generar o adecuar esas customizaciones a la nueva versión. Por esa sencilla razón, muchas compañías evitan actualizar su versión de software en sitio y se conforman con administrar su negocio utilizando tecnología obsoleta. De hecho, 2 de cada 3 empresas medianas estan utilizando versiones obsoletas de algún ERP en sitio. ²

En contraste, las soluciones de ERP en la nube, como Netsuite, continuamente actualizan la versión de su servicio, así que los usuarios siempre se encuentran en la última version. Debido a que las adecuaciones y customizaciones de software son construidas en la misma tecnología,  estas son también actualizadas continuamente sin necesidad de realizar inversiones ni esfuerzos adicionales. 

Un mejor desempeño de sistemas y mayor accesibilidad. 

El ERP en la nube muy frecuentemente ofrece un mejor desempeño que soluciones en sitio. La arquitectura del software en la nube, esta diseñado para un óptimo aprovechamiento de la red, lo que puede significar una mayor y mejor disponibilidad que ERP´s tradicionales. ERP en la nube también ofrece desempeño optimizado que puede ser adaptado a sus necesidades. SI hay un pico de demanda del ERP, la solución en la nube automaticamente se ajusta y dinámicamente entrega mayores recursos para enfrentar el pico. Por ejemplo, Netsuite compromete  a una disponibilidad del servicio del  99.5% para sus clientes y tiene un promedio de 99.98% de disponibilidad real en los últimos 12 meses. Además ofrece visibilidad a los clientes respecto al desempeño de sus servidores, todo el tiempo, mediante la liga http://status.netsuite.com. Un sistema local de TI dificilmente podrá alcanzar los mismos resultados, y es probable que ni siquiera pueda reportar regularmente esta disponibilidad a la gerencia. 

También es importante notar que el ERP en la nube, entrega información en tiempo real que puede ser accesada vía Internet en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto significa que el personal  de su compañia puede ver información actualizada en sus laptops, smartphones, tabletas cuando esten de viaje o en cualquier lugar sin necesidad de realizar inversiones adicionales. 

El ERP en la nube no solo ofrece un mejor desempeño y mayor accesibilidad, si no también mayor seguridad. Debido a que es un requerimiento fundamental, proveedores de ERP como Netsuite, toman la seguridad de sus sistemas como una alta prioridad, entregando certificados de alta seguridad compatibles con PCI DSS y SAS 70. Más aún, Netsuite utiliza protocolos rigurosos para seguridad, DRP y procedimientos de back up, que serían prohibitivos en costo para una instalación en sitio. 

Tiempo de implementación.

Toda implementación de ERP toma tiempo y requiere una planeación cuidadosa, pero el ERP en la nube ofrece ventajas claras cuando se considera el tiempo total de impelementación. Debido a que no requiere infraestructura adicional, su negocio no necesita invertir tiempo en instalar y probar infraestructura. Con el ERP en la nube, puede hacer un despliegue en varias regiones, subsidiarias y divisiones, evitando los costos normalmente asociados con este tipo de despliegues. Si utiliza un ERP en la nube, estas diferencias pueden sumar ahorros significativos en tiempo: implementaciones del ERP en la nube, usualmente toman entre 3 y 6 meses, que comparados con los 12 meses tradicionales que normalmente toma implementar una solución en sitio, resultan menores. Las soluciones en la nube, son facilmente escalables, otorgando la flexibilidad de agregar más usuarios, conforme el negocio va creciendo. Las soluciones en sitio no ofrecen la misma libertad. Para agregar mas usuarios, normalmente es necesario agregar más hardware. 

Cada negocio es único, asi que tomar el tiempo para considerar como las opciones de implementación de ERP afectarán su negocio, es crítico. Para conocer más sobre como implementar exitosamente un ERP y las ventajas de Netsuite, por favor contactenos. 

1. "The TCO of Cloud Computing in the SMB and Mid–Market Enterprises; A total cost of ownership comparison of cloud and on–premise business applications," Hurwitz & Associates.

2. "Why Cloud Computing Matters to Finance," Ron Gill, CMA, CFM: Strategic Finance, January 2011.